Згідно зі статтями 27, 28 Закону України «Про Державний реєстр виборців» (далі – Закон) для підготовки та проведення голосування на виборах Президента України, народних депутатів України, всеукраїнському референдумі орган ведення Державного реєстру виборців (далі – Реєстр) в МЗС складає на основі відомостей Реєстру списки виборців для кожної закордонної виборчої дільниці.

До списку виборців на закордонній виборчій дільниці включаються виборці, виборча адреса яких відповідно до відомостей Реєстру відноситься до цієї виборчої дільниці.

Для того, щоб змінити виборчу адресу, громадянин України, якій постійно проживає або тимчасово перебуває за кордоном і з тих або інших причин не бажає ставати на консульський облік, може подати до закордонної дипломатичної установи України (далі – ЗДУ) заяву про включення до Реєстру або зміну виборчої адреси в Реєстрі.

Заява про включення до Реєстру подається громадянином тільки в тому випадку, якщо його не включено до Реєстру. Ця заява не дозволяє змінити виборчу адресу виборцю, якого вже включено до Реєстру за іншою виборчою адресою.

У цьому контексті слід врахувати, що відповідно до статті 3 Закону до основних засад ведення Реєстру віднесено однократність включення до нього виборця, тобто виборець може бути включений до Реєстру лише один раз за однією виборчою адресою та відповідно віднесений до однієї виборчої дільниці.

Наприклад, якщо виборець має в Реєстрі виборчу адресу згідно з адресою реєстрації в Україні, при опрацюванні заяви про включення до Реєстру за адресою проживання/перебування виборця в іноземній державі його виборча адреса залишиться без змін (тобто згідно з адресою реєстрації в Україні), про що йому буде надіслано відповідне повідомлення.

Такому виборцю для зміни виборчої адреси на нову виборчу адресу, зокрема з адреси в Україні на адресу проживання/перебування за кордоном, або з однієї адреси проживання/перебування за кордоном на іншу (наприклад, в іншій країні або на території консульського округу іншої ЗДУ) необхідно подати до ЗДУ за новою виборчою адресою заяву про зміну виборчої адреси в Реєстрі.

Звертаємо увагу, що при опрацюванні заяви про зміну виборчої адреси виборця також може бути включено до Реєстру, якщо виявиться, що він у Реєстрі відсутній.

У цьому зв’язку просимо при зверненні виборців акцентувати їхню увагу на поданні заяви про зміну виборчої адреси в Реєстрі замість заяви про включення до Реєстру.

Звертаємо увагу:

• виборець не може використати для відправки заяви про включення до Реєстру або зміну виборчої адреси в Реєстрі поштовий чи факсимільний зв’язок або електронну пошту, заяви подаються до ЗДУ виключно особисто;
• до заяви додається копія пред’явленого документа, що посвідчує особу і підтверджує громадянство виборця, - паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт, службовий паспорт або тимчасове посвідчення громадянина України (якщо особа недавно набула громадянства України);
• у разі звернення щодо зміни виборчої адреси виборець подає ЗДУ за новою виборчою адресою заяву, до якої додаються документи (копії документів), що підтверджують зміну виборчої адреси виборця;
• ЗДУ невідкладно передає оригінал заяви виборця до органу ведення Реєстру в Міністерстві закордонних справ України із супровідним листом установи, тобто, заява не передається технічними засобами зв’язку, а надсилається поштою.

Для включення до списків виборців на чергових виборах Президента України 31 березня 2019 року заяви необхідно подати не пізніше як за п’ять днів до дня голосування – до 25 березня 2019 року включно (за київським часом).

При цьому слід врахувати, що робота в автоматизованій інформаційно-телекомунікаційній системі «Державний реєстр виборців» має свою специфіку. Зокрема, оскільки громадяни України, які подають заяви про включення до списків виборців на закордонних виборчих дільницях, як правило, зареєстровані в Україні та, відповідно, мають виборчу адресу в Україні, то по кожній такій заяві необхідно отримати погодження органу ведення Реєстру за виборчою адресою заявника в Україні. Така процедура, як правило, триває не менше доби. При цьому органи ведення Реєстру в Україні працюють у визначені робочі години (за київським часом), як і в цілому автоматизована інформаційно-телекомунікаційна система «Державний реєстр виборців». Тому, оскільки списки виборців для усіх дільниць формуються централізовано Службою розпорядника Державного реєстру виборців, то громадяни, які подали заяви в останній момент, до списків можуть і не потрапити. Зокрема, з ранку 26 березня ц.р. вже починається передача уточнених списків виборців по низці закордонних виборчих дільниць представникам Служби дипломатичних кур’єрів України, які будуть здійснювати їх доставку за кордон.

Тому громадяни України, які проживають або під час виборів будуть перебувати за кордоном, мають заздалегідь подбати про своє включення до списків виборців на відповідній закордонній виборчій дільниці.

Окремо наголошуємо, що ЗДУ не приймають заяви про тимчасову зміну місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси згідно з Порядком тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси, затвердженим постановою Центральної виборчої комісії від 13.09.2012 № 893, цей вид заяв подається виборцем особисто до відділу ведення Реєстру на території України.

Правові та організаційні засади створення і ведення єдиного Державного реєстру виборців в Україні визначені Законом України «Про Державний реєстр виборців» від 22.02.2007 № 698-V (із змінами) (далі – Закон).

Державний реєстр виборців (далі - Реєстр) - автоматизована інформаційно-телекомунікаційна система, призначена для зберігання, обробки даних, які містять передбачені Законом відомості, та користування ними, створена для забезпечення державного обліку громадян України, які мають право голосу відповідно до статті 70 Конституції України (далі - виборці).

Основними завданнями Реєстру є:

1) ведення персоніфікованого обліку виборців;

2) складання списків виборців для проведення виборів Президента України, народних депутатів України, місцевих виборів та референдуму.

Органи ведення Реєстру (в МЗС – це відділ ведення та адміністрування Державного реєстру виборців Управління консульської діяльності Департаменту консульської служби) здійснюють щомісяця поновлення бази даних Реєстру.

Поновлення бази даних Реєстру здійснюється на підставі відомостей, які подаються органу ведення Реєстру органами, закладами, установами, зазначеними в частинах третій - дванадцятій та п’ятнадцятій статті 22 Закону.

Так, згідно з положеннями частини 9 статті 22 Закону керівник закордонної дипломатичної установи України подає органу ведення Реєстру в Міністерстві закордонних справ України відомості (всього вісім форм відомостей) про:

1) громадян України, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років (форма 9.1);

2) осіб, які протягом попереднього місяця набули громадянства України та отримали тимчасове посвідчення громадянина України або паспорт громадянина України (форма 9.2);

3) осіб, громадянство України яких припинено протягом попереднього місяця (форма 9.3). До відомості за формою 9.3 мають включатися усі особи у віці від 18 років, громадянство України яких припинено, незалежно від перебування на консульському обліку, у т.ч. зняті з консульського обліку;

4) громадян України - виборців, які протягом попереднього місяця стали на консульський облік на території відповідного консульського округу (форма 9.4);

5) громадян України - виборців, які протягом попереднього місяця зняті з консульського обліку на території відповідного консульського округу (форма 9.5);

6) громадян України, які протягом попереднього місяця змінили прізвище, ім'я, по батькові (форма 9.7);

7) громадян України, які протягом попереднього місяця змінили дату або місце народження (форма 9.8);

8) померлих виборців, стосовно яких протягом попереднього місяця на відповідній території компетентним органом відповідної держави видано свідоцтво про смерть або інший документ (форма 9.9). До відомості за формою 9.9 мають включатися усі особи у віці від 18 років, стосовно яких протягом попереднього місяця на відповідній території компетентним органом відповідної держави видано свідоцтво про смерть або інший документ, незалежно від перебування на консульському обліку, а саме: загиблі/померлі громадяни України, які постійно проживали або тимчасово перебували на території консульського округу установи, у т.ч. перебували з метою лікування, на відпочинку, у відрядженні, проїжджали країну транзитом тощо.

Форми подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Реєстру, встановлено постановою Центральної виборчої комісії від 13.01.2011 № 6 (із змінами) (додатки 18 – 25 до вказаної постанови).

Передбачені статтею 22 Закону відомості, заповнені згідно з вимогами Інструкції про заповнення форм подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців (додаток 30 до постанови Центральної виборчої комісії від 13.01.2011 № 6), подаються до відділу ведення та адміністрування Державного реєстру виборців УКД ДКС МЗС разом із супровідним листом щомісяця до 5 числа (зразок супровідного листа наведено у додатку 29 до постанови Центральної виборчої комісії від 13 січня 2011 року № 6). 

Для проведення голосування на виборах в закордонному виборчому окрузі використовуються закордонні виборчі дільниці, утворені Центральною виборчою комісією на постійній основі відповідно до положень Закону України «Про вибори народних депутатів України» за поданням Міністерства закордонних справ України.

Перелік закордонних виборчих дільниць розміщено на офіційній веб-сторінці МЗС в розділі «Голосування громадян України за кордоном. Закордонні виборчі дільниці, утворені на постійній основі» (http://mfa.gov.ua/ua/page/open/id/2520). 

У разі необхідності утворення нової закордонної виборчої дільниці, внесення змін до даних існуючої закордонної виборчої дільниці (зміна назви іноземної держави, зміна назви закордонної дипломатичної установи України, зміна меж консульського округу закордонної дипломатичної установи України/виборчої дільниці, зміна адреси місцезнаходження закордонної дипломатичної установи України/приміщення дільничної виборчої комісії або приміщення для голосування) або її ліквідації (ліквідація закордонної дипломатичної установи України, неможливість проведення виборів через безпекову ситуацію в країні перебування чи інші обставини) до МЗС для подання Центральній виборчій комісії надсилаються пропозиції відповідної закордонної дипломатичної установи України у формі Подання щодо внесення змін до переліку закордонних виборчих дільниць, утворених на постійній основі (додаток 6 до постанови Центральної виборчої комісії від 24.01.2012 № 11 (із змінами)).

Вимоги до приміщень дільничних виборчих комісій та приміщень для голосування встановлено постановою Центральної виборчої комісії від 19.01.2012  № 5.

Слід врахувати, що під час виборчого процесу МЗС та закордонні дипломатичні установи України, при яких утворені закордонні виборчі дільниці, оприлюднюють на своїх офіційних веб-сторінках відомості про час і місце голосування та про місцезнаходження відповідних виборчих дільниць.

Громадянин України, який проживає або перебуває в період підготовки та проведення виборів за межами України, реалізує своє право голосу на виборах на загальних підставах, незалежно від правових підстав перебування на території іноземної держави, а також перебування чи неперебування на консульському обліку в закордонній дипломатичній установі України.

Не має права голосу громадянин, визнаний судом недієздатним.

Для того, щоб виборцю реалізувати своє право голосу за межами України, необхідно:

- бути включеним до списку виборців на закордонній виборчій дільниці, яка знаходиться на території відповідної іноземної держави;

- особисто прибути на відповідну закордонну виборчу дільницю в день голосування;

- мати при собі документ, що підтверджує громадянство України та є підставою для отримання виборчого бюлетеня на закордонній виборчій дільниці (паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт України, службовий паспорт України).

На виборах народних депутатів України на закордонних виборчих дільницях, утворених у країнах, до яких дозволений в’їзд громадян України за паспортом громадянина України, підставою для отримання бюлетеня може бути паспорт громадянина України.

Звертаємо увагу, що на закордонних виборчих дільницях місцеві вибори не проводяться.

Як в Україні, так і за її межами, кожний виборець голосує на виборах особисто. Голосування за інших осіб чи передача виборцем права голосу будь-якій іншій особі забороняється.

Документами, які є підставою для отримання виборчого бюлетеня і можуть бути використані на закордонній виборчій дільниці, є виключно:

– паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

– дипломатичний паспорт України;

– службовий паспорт України.

На виборах народних депутатів України на закордонних виборчих дільницях, утворених у країнах, до яких дозволений в'їзд громадян України за паспортом громадянина України, підставою для отримання бюлетеня може бути паспорт громадянина України.

До списку виборців на закордонній виборчій дільниці включаються громадяни України, яким виповнилося або на день голосування виповниться вісімнадцять років та які за своєю виборчою адресою згідно з даними Державного реєстру виборців відносяться до цієї закордонної виборчої дільниці.

Відомості про виборців, які проживають або перебувають за межами України, до органу ведення Державного реєстру виборців у Міністерстві закордонних справ України подають керівники закордонних дипломатичних установ України, а також Міністерство оборони України (стосовно виборців, які прибули до військової частини, дислокованої за межами України).

Такі відомості подаються щомісячно (а також напередодні складання попередніх та уточнених списків виборців), зокрема, на підставі даних консульського обліку.

Для включення до списку виборців на закордонній виборчій дільниці громадяни України, які постійно або тимчасово проживають за її межами, можуть:

1)       у будь який зручний для себе час (у тому числі поза межами виборчого процесу):

• особисто подати до закордонної дипломатичної установи України заяву про включення до Державного реєстру виборців або зміну виборчої адреси (якщо його вже включено до Державного реєстру виборців);
• звернутися особисто або надіслати документи поштою до відповідної закордонної дипломатичної установи України для постановки на консульський облік.

Вказані документи можуть бути подані громадянами України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, під час виїзних консульських обслуговувань, що здійснюються працівниками закордонних дипломатичних установ України;

2)       безпосередньо під час виборчого процесу:

• особисто подати у встановлені законодавством строки (не пізніш як за п’ять днів до дня голосування) до відповідної дільничної виборчої комісії закордонної виборчої дільниці заяву щодо неправильностей, у т.ч. невключення, в попередньому списку виборців;
• особисто подати у встановлені законодавством строки (не пізніш як за п’ять днів до дня голосування) до органу ведення Державного реєстру виборців за своєю виборчою адресою в Україні або до відділу ведення та адміністрування Державного реєстру виборців Управління консульської діяльності Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України заяву про тимчасову зміну місця голосування без зміни виборчої адреси. Такий шлях включення до списку виборців на закордонній виборчій дільниці рекомендується у разі, якщо громадянин України перебуватиме на території іншої іноземної держави нетривалий період. Заяви про тимчасову зміну місця голосування виборця без зміни виборчої адреси закордонними дипломатичними установами України або дільничними виборчими комісіями закордонних виборчих дільниць не приймаються.  

Звертаємо увагу:

• виборець, перебуваючи за кордоном, не може використати для відправки заяви про включення до Державного реєстру виборців або зміну виборчої адреси в Реєстрі поштовий чи факсимільний зв’язок або електронну пошту, заяви подаються до закордонної дипломатичної установи України або дільничної виборчої комісії закордонної виборчої дільниці виключно особисто;
• законами України «Про вибори Президента України» та «Про вибори народних депутатів України» не передбачено можливості включення дільничною виборчою комісією закордонної виборчої дільниці громадян України до списку виборців на такій виборчій дільниці в день голосування;
• громадяни України, які проживають або під час виборів будуть перебувати за кордоном, мають заздалегідь подбати про своє включення до списків виборців на відповідній закордонній виборчій дільниці.

У випадку, якщо виборець, який проживає за кордоном, не стоїть на консульському обліку, закордонна дипломатична установа України може не володіти інформацією про його перебування на території відповідної іноземної держави.

Такому виборцю для включення до списку виборців на закордонній виборчій дільниці необхідно завчасно змінити свою виборчу адресу, особисто звернувшись з відповідною заявою до закордонної дипломатичної установи України за місцем свого проживання чи перебування за межами України.

Виборець, який проживає чи перебуває за межами України, в разі зміни його персональних даних, зокрема виборчої адреси, також може особисто звернутися до відповідної закордонної дипломатичної установи України із заявою про внесення змін до його персональних даних у Реєстрі.

До заяви додаються документи (копії документів), що підтверджують ці зміни. Якщо до заяви додаються копії документів, їх оригінали пред’являються.

Форма заяви виборця, який проживає чи перебуває за межами України, щодо зміни його виборчої адреси розміщена на офіційній веб-сторінці МЗС в розділі «Голосування громадян України за кордоном. Порядок звернення до органу ведення Державного реєстру виборців щодо зміни персональних даних» (http://mfa.gov.ua/ua/page/open/id/2517), а також на офіційній веб-сторінці Центральної виборчої комісії у розділі «Державний реєстр виборців. Зміна персональних даних» за адресою: https://www.drv.gov.ua/portal/!cm_core.cm_index?option=ext_static_page&ppg_id=110&pmn_id=100.

Звертаємо увагу, що виборець, перебуваючи за кордоном, не може використати для відправки заяви про зміну виборчої адреси поштовий чи факсимільний зв’язок або електронну пошту, заяви подаються до закордонної дипломатичної установи України виключно особисто.

Виборець, який проживає або перебуває за межами України, може особисто подати письмовий запит щодо змісту його персональних даних у Реєстрі до закордонної дипломатичної установи України за місцем проживання чи перебування, пред’явивши при цьому паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний паспорт України, службовий паспорт України або тимчасове посвідчення громадянина України (якщо особа недавно набула громадянства України).

Крім того, дізнатися, чи включено виборця до Державного реєстру виборців, та перевірити, чи правильно вказано в Державному реєстрі виборців прізвище, ім’я, по батькові та виборчу адресу виборця можна за допомогою он-лайн сервісу «Особистий кабінет виборця» (https://www.drv.gov.ua/ords/f?p=111:LOGIN) на веб-сторінці «Державний реєстр виборців» (www.drv.gov.ua). Для цього потрібно зареєструватися в «Особистому кабінеті виборця» і зробити відповідний запит. Орієнтовно протягом однієї доби виборець отримає відомості щодо своїх даних у Державному реєстрі виборців на електронну адресу, вказану при реєстрації.

Відповідно до пункту 3.1 Правил ведення закордонними дипломатичними установами України консульського обліку громадян України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, та дітей – громадян України, усиновлених іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном (далі – Правила), затверджених наказом МЗС від 17.11.2011 № 337 (зареєстровано в Мін’юсті України 16.12.2011 за № 1458/20196), штатні працівники закордонних дипломатичних установ України та члени їх сімей приймаються на тимчасовий консульський облік у відповідній закордонній дипломатичній установі на термін, зазначений у виданому компетентними органами іноземної держави дозволі, що дає право на проживання в цій іноземній державі.

У дипломатичний паспорт України та службовий паспорт України за бажанням штатних працівників закордонних дипломатичних установ та членів їх сімей за заявою згідно з додатком 4 до Правил проставляються штамп «Прийнятий на тимчасовий консульський облік в ..... з .....до .......», дата, підпис консульської посадової особи та мала гербова печатка (абзац другий пункту 3.4 Правил).

Згідно з положеннями актів законодавства списки виборців виготовляються виключно на підставі даних Державного реєстру виборців.

Статтею 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців» встановлено, що органи ведення Реєстру здійснюють щомісяця поновлення бази даних Реєстру, а статтями 27 та 28 вказаного акту визначено періодичність поновлення Реєстру під час виборчих процесів.

Поновлення бази даних Реєстру здійснюється на підставі відомостей, які подаються відділу ведення та адміністрування Державного реєстру виборців Департаменту консульської служби керівником закордонної дипломатичної установи України у порядку, визначеному постановою Центральної виборчої комісії від 13.01.2011 № 6 «Про форми подань з відомостями про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців» (із змінами). Зокрема, подаються такі відомості:

1) про громадян України, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років (за формою 9.1); 

2) про громадян України - виборців, які протягом попереднього місяця стали на консульський облік на території відповідного консульського округу (за формою 9.4);

3) про громадян України – виборців, які протягом попереднього місяця зняті з консульського обліку на території відповідного консульського округу (за формою 9.5).

Зважаючи на викладене, необхідно забезпечити включення до подань щодо поновлення персональних даних Реєстру з відомостями за формами 9.1 та 9.4 інформацію про новоприбулих штатних працівників закордонних дипломатичних установ та членів їх сімей, а також подати за формою 9.5 відомості про вибувших працівників.

Звертаємо увагу, що при закінченні закордонного відрядження та поверненні в Україну працівнику закордонної дипломатичної установи України необхідно звернутися до органу ведення Реєстру за місцем своєї реєстрації в Україні та подати заяву про зміну виборчої адреси (примірну форму розміщено на веб-сайті МЗС за адресою: http://mfa.gov.ua/ua/page/open/id/2517). 

Виключення становлять особи, які в Реєстрі є «недіючими» закордонними виборцями (наприклад, зняті з консульського обліку), та дані яких у Реєстрі містять інформацію про адресу реєстрації в України (яка у т.ч. має вказуватися закордонними дипломатичними установами України у відомості за формою 9.5). Таким особам відділи ведення Реєстру за місцем їх реєстрації в Україні змінюють виборчу адресу після підтвердження відповідальними українськими органами місця реєстрації виборця.